2022.5.17
マンネリしがち？意見が出ない？会議をスムーズに進める方法
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保育士さんは、子どもたちと向き合う時間のほかにもよりよい保育を実現するためにさまざまな業務を行わなければいけません。
そのひとつと言えるのが、「会議」です。
「会議は苦手」、「いつも長引いてしまうのが嫌」と感じている保育士さんも少なくないからこそ、今回は現役保育士さんに「充実した会議のコツ」を聞いてみました。
会議に不満を覚える保育士さんは意外と多い！
会議の頻度や内容、時間は、施設によってまったく違います。
しかし保育士さんはどうしても、毎月の勤務表や配布書類を受け取ったり、共有したりといった会議の時間が必要になりますよね。
いざ会議を開いてお互いの意見を聞こうとしても、同じ人の意見ばかり通ってしまったり、そもそも意見を出しにくい環境だったりすることもめずらしくありません。
会議がマンネリ化すると、仕事のモチベーションにも携わります。
そんなとき少しの工夫で、働きやすくよりよい保育につなげることができますので試してみてくださいね。
会議における時間設定のコツ
だらだらと続く会議は、モチベーションを下げてしまうきっかけになりやすいものです。
そこで、「30分」という時間設定を行っているという保育士さんがいました。
事前に終わりの時間を決定し、タイムスケジュールを共有しておくのだとか。
すると、だらだらせずに「この時間内で話をまとめましょう」と皆が認識できるようになります。
話し合いにおいても「集中力が高まって効率がアップします」と、スムーズな会議を実現しているそうです。
終わりの時間に目途がついていれば、子育て中の保育士さんなどプライベートの時間を大切にしたい人も気持ちが楽になりますよね。
「〇時までに終わらせる」と、全員で共通の目標を持て、連帯感が生まれるのも魅力です。
会議を行うグループを分けるのも◎
スムーズかつ意見の出しやすい会議のため「グループを分ける」というテクニックを利用している保育士さんもいました。
例えば「ベテラン・中堅・若手に分けてディスカッションをする」という方法です。
こうすることで、「先輩の前だから、気を遣って反対意見を言えない」といった摩耗が減り意見が出しやすくなるのだとか。
「司会やまとめ役はグループの中堅が担当するとさらにまとめやすくなります」というアドバイスもありましたよ。
さらに、リーダー会議、月ミーティング、検討会というように、目的ごとの会議を分けているという保育士さんもいました。
検討会とは、翌月の月案をもとに全クラスから1名ずつ参加して情報共有をする会議のことです。
このような会議は、全体会議に比べ少人数で進められるのも魅力です。
大人数の会議になると、どうしてもキャリアがある先生の意見にまとまりがちになってしまうもの。
「少人数で話をして、その意見をまとめるほうが新しい意見が出やすくなる」という保育士さんの声は、参考になりそうですね。
事前の準備もしっかりと行う
スムーズな会議のためには、事前準備も必要不可欠です。
おすすめの方法として挙げられていたのが「レジュメを作り、事前にメンバーに配布しておく」という方法です。
事前にレジュメで内容を見ているので、会議では報告をカットできるのだとか。
本当に重要な部分だけ会議で共有することで、非常に効率的な会議が叶います。
また、付箋を準備しておくのも大切です。
付箋を活用し、意見を付せんに書いて使っているという保育士さんもいました。
付箋をボードに貼ってディスカッションすることによって、「発言が苦手なメンバーも意見を出しやすくなる」のだそうですよ。
さらに「クラス以外に園独自の委員会があり、クラスリーダー以外の役割についてキャリア関係なく発言する」という工夫をしている保育士さんも。
発言のかたよりを解消する工夫は、有意義な会議に必要不可欠のようですね。
会議の内容にまつわる案
会議の内容としては「うまくいった事例を共有している」という声がありました。
「自分的にうまく仕事ができたという事例」を挙げてもらい、ひとりひとり発表することで皆で褒め合える文化を作っているのだそうです。
ポジティブな反応が飛び交い、雰囲気もよくなりそうですね。
さらに、会議では「具体的な行動を決める」ということが大切というアドバイスもありました。
会議の内容はついつい、報告会のようなアバウトな内容になりがちではないでしょうか？
それだけで会議が終わらないよう、「誰がなにをするのか具体的に決める」というのが、意味のある会議にするためのコツなのだとか。
次の会議までの具体的な指標ができることで、日々の業務に会議の内容を生かしていきやすくなるでしょう。
まとめ
会議は業務内容や施設でのできごとを共有するために必要不可欠ですが、ただだらだらやっているだけ、という状態は避けたいものです。
時間設定や内容の見直しは、よりよい会議の実現につながるでしょう。
実際の保育士さんの意見を参考にすることで、意味のある会議を実現してくださいね。
