2022.3.6
保育士が転職時に用意したい在職証明書とは？請求方法と注意点
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転職の際には行わなければならない手続きが多く、混乱してしまう人も多いのではないでしょうか。
転職にあたって必要になる書類のひとつである「在職証明書」について、あなたは正しく理解できていますか？
請求方法や受け取るときの注意点を解説していきましょう。
在職証明書とは
在職証明書とは、企業や団体に社員・従業員が在籍していたことを証明する書類のことです。
転職活動をしていると「前職ではなにをしていたんですか？」というような質問を受けることもあるでしょう。
しかし答えはあくまで自己申告にしかならず、多くの場合「A園で働いていました」といってもそれを証明する手段がありません。
つまり、嘘をつこうと思えばいくらでもつけてしまう状態と言えます。
そうしたトラブルを避けるために、企業や施設ではすでに退職している従業員について「この人はこの職場に勤務していました」という証明を行います。
特に保育士の場合は、転職時に「実務経験年数」を証明するため在籍証明書を用意することがあります。
今、保育士は実務経験年数に応じて、手当としてより高い給与を受け取ることもでき、いくつかの保育施設を渡って転職しているのであれば、いい条件で働けるためです。
そしてそのためには、これまでに在籍したすべての保育施設で在職証明書を用意しなければいけません。
基本的に在職証明書の用意は、法的な義務はありません。
そのため必要に応じて、従業員側が依頼することになります。
様式にも決まりがないため、提出先で所定の様式がないか確認しておくとよいでしょう。
在職証明書を受け取る方法
在職証明書を受け取るときには、勤務していた保育施設へ連絡し「在職証明書を発行してほしい」と伝えましょう。
直接施設へ足を運んで受け取るか、郵送してもらうかという方法がありますので、受け取りやすい方法を選びましょう。
郵送の場合、依頼書、自宅の住所など必要な情報を記載した返信用封筒、切手もあわせて用意してください。
在職証明書の様式には法的な決まりがないため、転職先で決まりがある場合にはその旨を伝えてください。
より簡単に入手するためには、退職の手続きをする中であわせて在職証明書の依頼をしておくことがおすすめです。
退職手続きとあわせて準備を進めておけば、退職日に在職証明書を受け取ることができ、その後の転職活動もスムーズになります。
退職の際、人事担当者とのやりとりも多いと思いますが、その中で忘れないように伝えておきましょう。
郵送請求の方法
在職証明書を郵送請求するときにはまず、依頼書を作らなければいけません。
その際には「在職証明書発行のお願い」というように一目でわかりやすいタイトルをつけた上で、必要な情報を明確に記載しておきましょう。
忘れずに記載しなければいけないのは「在職証明書が必要である」という旨と、必要な部数です。
ほかの書類が誤って送られてきてしまう可能性もあるため、わかりやすく書いておきましょう。
また「お手数ですが◯日を目処にご返送ください」というように、日付も記載しておくことをおすすめします。
日にちの明記がないといつまでに必要なのか伝わらず、相手も後回しにしてしまう可能性があります。
やむなく遅れてしまうケースを見越して、実際に提出する予定よりもやや余裕を持った日付を記載しましょう。
急ぎであれば、事前に電話しておく気配りも大切です。
電話口で「◯日までに返送していただけると助かるのですが」と伝え、相手の都合をうかがってください。
厳しければお互いにすり合わせ、問題がなければ改めて依頼の文書と返信用封筒を送りましょう。
在職証明書の発行には時間がかかることもあり、思うようにスムーズにはいかないかもしれません。
トラブルを避けるためには、できるだけ早く行動することが肝心です。
在職証明書の取り扱いに関する注意点
在職証明書を受け取ったら、まずは内容をよく確認しましょう。
氏名などの個人情報や、在籍年数に間違いはないでしょうか？
万が一、間違いがあったときには正式な書類として転職先へ提出できません。
もう一度発行してもらい、郵送しなおしてもらわなければならずその分時間もかかってしまいますから、受け取り次第すばやく内容を確認しましょう。
問題がなければ、忘れないうちに在職証明書のコピーをとっておきましょう。
在職証明書は、転職のたびに必要になる可能性があり、そのたびかつての職場へ連絡するのは大変です。
もし施設が閉園してしまえば、請求自体叶わなくなってしまいます。
そのため、きちんとコピーをとり自分の手元で管理しておく必要があるのです。
まとめ
在職証明書は、その施設で従業員として働いていたことを証明するために必要な書類です。
勤務年数が証明できれば、転職時に新しい職場での給与や手当のアップも望めるためきちんと用意しておきましょう。
受け取り依頼時にはトラブルがないよう注意し、受け取った書類はコピーをとっておくと安心です。
