2022.5.31
保育士に必須！勤務表ほか個人の書類のおすすめ管理方法
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今回は、保育現場でよくあるお悩みQ&Aのコーナーです。
テーマは「勤務表など個人の書類の管理方法」。
つい増えがち、なくしがちな書類を現役の保育士さんがどのように管理しているのか、コツを聞いてみました！
「1年で1ファイル」利用する
増えてしまう書類の管理のため、ファイルを利用している保育士さんは多いようです。
その中でも「1年にひとつ、100円ショップでクリアファイルを購入している」という声がありました。
年にひとつと決めてすべての書類をそこに保管することによって、紛失を避けやすくなります。
ファイルの背に「2022年」というように年度を記入しておけば、翌年以降も見直しやすく整理がはかどりますよ。
「年度はじめに今年は何色にしようかな～と、その年の気分で決める喜び」もあるのだそう。
お気に入りのファイルならわずらわしく感じず、楽しく整理できそうですよね。
さらに、リングファイルならリフィルで追加も可能です。
担当クラスや年度によって書類の量も変わるため、そのときどきで必要に応じて増やせるのが便利という声がありました。
インデックスで毎月管理するのもあり
「一年で一冊のファイルを使う中で、もっと細かく管理したい」という人におすすめなのが、インデックスを利用する方法です。
ジャバラタイプの横入れファイルに月ごとにインデックスシールを貼って管理していきます。
実践している保育士さんによれば「ひとまとめにバサッといれるより、書類を探しやすい」のだとか。
さらにノートとファイルを一体化できる商品を活用している保育士さんもいました。
ファイルを「ただ書類を入れておくためのもの」から「会議のときにも使いやすいもの」にすることで、さらに重宝しそうです。
会議のときに使うノートと、勤務表などの書類をひとまとめにできます。
持ち運びがしやすく、書類紛失防止にもつながりそうですね。
ファイルはブランドでまとめて統一感を演出
利用するファイルについて「ぱっと見たときに、すっきりした印象である」ということも大切ですよね。
ある保育士さんは、ファイルをすぐ確認するものと、保存用とで分別しており、さらにどちらも無印良品のファイルに統一しているのだそうです。
こうすることで統一感が増し、デスク周りがすっきりと見えるようになります。
「無印良品なら毎年同じ商品を買い足すことができる」のだそうです。
数年単位で、まとまりのある管理が実現できるでしょう。
デザインもシンプルで、機能的かつミニマルに整理できるのもポイントですよね。
アナログだけでなくデータも使う
近年、アナログ書類だけでなくデジタルデータも平行して使う施設が増えており、保育士さんたちも個人的なデータ化を行っている人が増えています。
配布された書類をスマホで撮影し、個人的にデジタル化するだけでも管理が楽になります。
例えば「勤務表は、スマホのメモにスキャンしている」という保育士さんもいました。
スマホで管理していれば、いつでも見直すことができます。
スマホやタブレットから、書類に関するメモ書きも入力できるのがうれしいですよね。
もちろん、すべてがデータで管理できるわけではなく中には紙で配布され、管理しておかなければならない資料もあるでしょう。
そうした資料は別途ファイルに入れて保管することで、わかりやすく管理しているのだとか。
データとファイル、両方を駆使することでわかりやすくまとめられるのがポイントです。
ついなくしものが多くなってしまう保育士さんも、データとの両立なら管理しやすくなるかもしれません。
完全データ派という保育士さんも！
中には「完全データ管理派」という保育士さんもいらっしゃいましま。
配布された書類に関しても、スキャンしてicloudでデータ管理をしているのだそう。
いつでも確認でき、保管場所がかさばらないのがなによりのメリットです。
自宅にある書類、施設にある書類とわからなくなってしまいそうなときにも、データ化してあれば手持ちのスマホやパソコンからすぐに確認できるのがうれしいですね。
「使わないけれど一応とっておく書類」なども、必要に応じて処分できます。
書類をすっきり管理したい人にとって、とても参考になる方法ではないでしょうか。
まとめ
今回は、保育士さんの書類管理方法のお悩みについて解説していきました。
アナログ派、データ派、両方派などそれぞれに個性があり、自由に組み合わせることでより自分らしい、わかりやすい管理ができそうです。
日頃の業務に、ぜひ取り入れてみてくださいね。
