保育士になる前に!社会人の” 電話 のマナー”をマスターしよう!

  1. 学びコラム

就活中、園見学などで保育園に 電話 したり、就職後も保育園で 電話 を受ける機会は意外にもたくさん!しかしながら、意外と社会人の” 電話 のマナー”ってわからない…という人も多いですよね。そこで今からマスターして欲しい一生使える 電話 のポイントをご紹介!

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1. 就活中から” 電話 のマナー”ってマスターすべき?

最近はメールやSNSで、なかなか 電話 で人と話す機会って減ってますよね。そのため、 電話 に抵抗があったり、” 電話 のマナー”がわからなくて困る…という学生さんは意外と多いもの。
ですが、この就職活動をきっかけに社会人の” 電話 のマナー”を身につけてしまえば、就職後も自信を持って 電話 に受け答えできるはず◎
慣れるまでは緊張してしまうものですが、ポイントさえおさえてしまえば大丈夫!
就活中に園見学などで保育園に 電話 する際から、ぜひ活用してほしい最低限の” 電話 のマナー”をご紹介します!

2.これだけはおさえておきたい” 電話 のマナー”

①時間帯のポイント

 電話 はこちらが架電した時に必ず対応してもらわなければいけないため、できるだけ相手の都合の良い時間に架けるのがマナー!
保育園では園児の保育が最優先なので、忙しい登園・降園の時間帯は避けお昼寝の時間帯である13時〜14時半がおすすめです。ただし、その時間も先生にとっては貴重な休憩時間であったり、事務作業をする時間でもあるため、 電話 に対応してもらった感謝の気持ちは忘れずに伝えましょう!

②導入のポイント

・まずはしっかりと名乗る!
最初に学校名と学部、名前を伝えます。(ex.〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。)
保育園には保護者や系列校、給食の取引企業など様々なところから電話がくるので、まずはしっかり名乗ることが大切です。
・用件を簡潔に伝え、担当者を確認!
次に(ex.本日は〇〇の件でお電話させて頂きました。)と簡潔に用件を伝えます。そうすることで、担当者に 電話 を繋いでもらうことができます。くれぐれもダラダラと本件を話し始めないようにしましょう。 電話 をとった先生の時間を奪ってしまいますし、自分も二度同じ話をしなくてはいけなくなってしまうことに!
まれに担当者が 電話 に出ることもありますが、その場合は本件に入る前に(ex.このままお話してもよろしいですか?)と確認を忘れないようにしましょう!
・配慮の言葉を添える
担当者に代わってもらったら、忙しい中対応してもらうことに配慮の言葉を添えましょう。(ex.お忙しいところ、申し訳ありません。)
 電話 でも第一印象は大切!
通常の会話もそうですが、 電話 でも第一印象が大切です!目には見えなくても、笑顔で姿勢を正し、ハキハキと話すことを心がけましょう!顔が見えないからこそ、声に表情をつけるつもりで話すことが大切です。

③本件のポイント

・メモで話す順序を決めておく
 電話 をする前に要点を書き出し、話す順序をあらかじめ決めておくのがおすすめです。ただこの時、メモに一語一句話す内容を書くのはNG。 電話 がメモ通りに話が進むとは限りませんし、メモを読み上げるのに必死になって棒読みになるので避けましょう。キーワードやポイントだけを書き出しておくと、自分の言葉で会話のキャッチボールをしながら進められますし、伝え漏れや質問忘れを防げます◎
・メモを取り、復唱を忘れずに
保育園と園見学などの日程や持ち物の確認ができたら、再確認のためにも必ずその内容をメモに取り、復唱するようにしましょう! 電話 はメールと違い記録が残らないので大事なことはメモに取り、聞き間違いを防ぐためにも内容を復唱する癖をつけておくのが◎

④〆のポイント

・必ずお礼を伝える
最後には、必ず忙しい中 電話 に対応してもらったお礼の言葉を伝えるようにしましょう!(ex.本日はお忙しい中、貴重な時間をありがとうございました。失礼いたします。)
・ 電話 は相手が切ってから切る
社会人の 電話 のマナーとして、 電話 は相手が切ったのを確認してから切るのが鉄則です。最後の挨拶までせっかく丁寧にできたのに、すぐにガチャンと 電話 を切ってしまってはそれだけで一気に失礼で乱暴な印象になってしまうので要注意です。

3. ” 電話 のマナー”はマスターすれば一生モノ!◎

プライベートではあまり使われなくなってきている 電話 ですが、ビジネスシーンでは保育園に限らずまだまだよく使われているもの!そのため、就活中から 電話 のマナーをマスターしてしまえば、社会人になっても一生役に立つはずですよ◎
 電話 は顔が見えないですが、その受け答えでその人の雰囲気や態度を想像されてしまいます。なので、「これも就活面接の始まり!」といった気持ちでできるといいですね。また反対に、電話対応の乱雑な園は実際の職場の雰囲気も殺伐としているケースも…。「これも園見学のひとつ!」と思って、相手の対応も確認してみるのもいいでしょう◎
慣れるまでは緊張しますが、ご紹介したポイントをおさえて、しっかり準備すれば大丈夫!就活中から社会人の” 電話 のマナー”を身につけてしまいしょう!
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執筆者:川嶋なつき 先生(保育士)

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